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受理民眾申請檔案閱覽、抄錄、複製要點

一、本所為配合檔案法第十七條至第廿一條規定事項暨維護公文機密、保障人民權益,特訂定本要點。

二、本所檔案開放閱覽時間為上班日上午九時至十二時;下午十四時至十七時,國定例假日不開放。

三、申請應用之檔案,有檔案法第十八條所定下列情形之一者,應予拒絕:
(一)有關國家機密。
(二)有關犯罪資料。
(三)有關工商秘密。
(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料。
(五)有關人事及薪資資料。
(六)依法令或契約有保密之義務。
(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益。

四、申請應用檔案,以案件或案卷為單位;檔案內容含有前點各款所定限制應用之事項者,僅就其他部分提供之。

五、申請應用本所檔案,應備有本人照片之有效身份證明文件;未成年人申請應用本所檔案,應由法定代理人代為辦理。

六、申請人依閱覽資料之性質(權屬),以書面逕洽檔案業務承辦人填具檔案閱覽抄錄複製應用申請書(如附件一)調借,承辦人應於確認申請人身分證明文件正本無誤後,陳請首長核准後始得調借。

七、應用檔案應填具申請書,載明下列事項:

()申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

()有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。

()申請項目。

()檔案名稱或內容要旨。

()檔號。

()申請目的。

()有使用檔案原件之必要者,其事由。

八、本所受理申請後,由檔案管理人員會請業務單位審核准駁與否及提供審核意見,並於受理之日起三十日內,將審核結果以所函檢附「基隆市中正戶政事務所檔案申請應用審核表」(如附件二)通知申請人;其申請應用之要件不齊而得補正者,應通知申請人於七日內補正,審核期限並自申請人補正或期限屆滿之日重行起算。

九、閱覽時業務承辦人應陪同指導閱覽人閱覽資料並告知禁止飲食、吸煙、嚼檳榔等破壞環境整潔、妨礙安寧等不當行為;違反者,得當場中止其閱覽並記錄之,必要時得錄影或錄音,如有違反第十點行為者,除依檔案法第二十六條規定,停止其應用檔案外,其涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

十、閱覽檔案不得有下列情形:

(一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)拆散已裝訂完成之檔案。

(三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

十、檔案之應用,一律在本所為之。應用人員如有暫時離開之必要時,應將檔案交予本所檔管人員保管,不得攜出。

十一、應用之檔案應於當日返還,經本所檔管人員檢查無誤後,始得領回身份證明文件。

十二、申請人閱覽完畢後,承辦人將調卷歸檔,並將調卷申請單乙聯取回以示卷已歸還,甲聯則併卷歸檔備查。

十三、申請閱覽、抄錄或複製機關檔案經核准者,依檔案管理局訂定之檔案複製收費標準表收取費用。(如附件三)。

十三、檔案之應用以提供複製品為原則。核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

十四、本要點奉核定後實施,修正時亦同。

  • 發布日期:2020/07/22
  • 發布單位:中正戶政事務所
  • 最後更新時間: 2020/12/14
  • 點閱次數:189
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